W trakcie trwania rekrutacji mamy możliwość śledzenia procesu nadsyłania aplikacji. Po wejściu w zieloną lupkę (kolumna zobacz CV) pojawia się lista kandydatów, którzy zaaplikowali na wybraną rekrutację. W zależności od ustawień administratora w kolumnach mogą pojawić się: imię i nazwisko kandydata, jego zdjęcie, informacje o zgodach, data urodzenia, kontakt, źródło (z jakiej strony kandydat aplikował), zawarte pliki, data dodania, podgląd ankiety, dział, stanowisko i nr ref. rekrutacji.
Jeśli chcemy zobaczyć CV kandydata należy kliknąć w jego imię i nazwisko, dostępne na liście kandydatów. Jeżeli plik chcemy ściągnąć na nasz komputer klikamy na odpowiedni dokument w kolumnie Pliki np: CV. Zostanie ono wtedy pobrane. Istnieje również możliwość pobrania wszystkich plików kilku wybranych kandydatów jednocześnie poprzez zaznaczenie checkboxu przy nich i kliknięcie przycisku pobierz pliki (widoczność w zależności od ustawień administratora).
W czasie zapoznawania się z aplikacjami możemy korzystać z dwóch dostępnych widoków. Opcje w zakresie obu z nich pokrywają się w dużej mierze, możemy zatem wybrać bardziej odpowiadający nam widok:
-
lista kandydatów (kolejne opcje odstępne w kolumnach widoku tabeli)
-
podgląd Profilu kandydata (podgląd danych kandydata podzielony na 4 zakresy tematyczne: CV, Ankieta, Dane, Informacje
Z obu widoków możemy dokonywać stosownych edycji (w zależności od ustawień administratora), czy oceny kandydata. Możemy na przykład dodawać tagi. Tagi służą temu, aby dana aplikacja była łatwiejsza do odnalezienia, filtrowania w późniejszym czasie, dzięki dodatkowemu jej oznaczeniu. Aby dodać Tag, wpisujemy go w pole tekstowe dostępne pod symbolem zielonego plusa w kolumnie Dt (Dodaj tagi) po czym naciskamy przycisk Enter. Klikając w tag w polu tekstowym zmieni kolor na czerwony i będzie oznaczony jako ważny (i pojawi się w kolumnie Wt – jeśli ta kolumna została włączona). Można oznaczyć tylko jeden tag jako ważny. Aby anulować ważność tagu – wystarczy ponownie na niego kliknąć.
Jeżeli po zapoznaniu się z aplikacją kandydata, w podglądzie jego Profilu chcemy przenieść kandydata do kolejnego etapu rekrutacji zmieniamy go wybierając odpowiedni etap (w Profilu kandydata w zakładce Dane, na liście kandydatów w kolumnie Etap. Pokaże nam się okienko z listą etapów – możemy wybrać jeno z nich. Po wybraniu etapu klikamy Zapisz. W tym momencie pracownik zostanie przypisany do jednego z etapów rekrutacji. Będzie to widoczne na liście kandydatów. Z widoku kandydatów też jest możliwość zmiany etapu – wystarczy kliknąć w kolumnie etap w nazwę przy konkretnym kandydacie i rozwinie się lista z etapami.
Z poziomu listy kandydatów możemy również dodać notatkę bądź adnotacje o planowanym z nim spotkaniu. W kolumnie N klikamy przy konkretnym kandydacie w prostokącik z liczbą. W wyświetlonym okienku mamy możliwość wysłania spotkania do kalendarza: swojego, do managerów lub do osób oceniających. Do uzupełnienia mamy również lokalizację, date spotkania, długość trwania spotkania oraz treść. Po dodaniu spotkania rekrutacyjnego zaktualizuje nam się nasz kalendarz. Pojawi się w nim umówione spotkanie. Na samym dole okienka mamy też listę notatek i spotkań, które możemy edytować lub usunąć.
Aby wysłać do Kandydata wiadomość, np. z zaproszeniem na spotkanie rekrutacyjne, należy wybrać ikonę niebieskiej koperty po prawej stronie widoku (widoczność w zależności od ustawień administratora). Następnie otworzy nam się widok w którym możemy wpisać treść wiadomości do kandydata. Kandydat otrzyma wiadomość z zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną. Natomiast jeśli chcemy wysłać tą samą wiadomość do wielu kandydatów wystarczy kliknąć wyślij email/test. Otworzy nam się nowy widok z możliwością uzupełnienia tematu i treści wiadomości lub wybrania szablonu (widoczność w zależności od ustawień administratora). Dodatkowo jest możliwość załączenia pliku lub testu do maila. Po uzupełnieniu zaznaczamy z listy osoby, do których ma zostać wysłana wiadomość i klikamy wyślij.
System umożliwia również ustawienie automatycznych wiadomości wysyłanych do kandydata przy zmianie etapu rekrutacji (w zależności od ustawień administratora).
W zależności od ustawień administratora jest możliwość przeniesienia na określony etap jednocześnie kilku kandydatów poprzez kliknięcie Przenieś na określony etap. Przed kliknięciem należy najpierw wybrać kandydatów – można to zrobić na dwa sposoby. Pierwsza możliwość – zaznaczenie checkboxów przy wybranych kandydatach. Druga opcja – wyszukanie za pomocą wyszukiwarki (zakładka wyszukiwarka) odpowiednich osób, które pojawią następnie na liście kandydatów. Po wybraniu kandydatów klikamy Przenieś na określony etap. Następnie w wyświetlonym okienku wybieramy etap, na który chcemy przenieść naszych kandydatów, potem wybieramy jedną z dwóch opcji, czyli przenieś tylko zaznaczonych lub wszystkich wyszukanych oraz dodatkowo możemy wysłać wiadomość do kandydatów, jeśli jest zdefiniowana dla danego etapu. Po uzupełnieniu klikamy zatwierdź.
W tym widoku możemy również dodać kandydata ręcznie do rekrutacji – wystarczy kliknąć przycisk Dodaj (widoczność w zależności od ustawień administratora). W wyświetlonym okienku pojawią się pola do uzupełnienia i pytania, jakie wyświetlają się kandydatowi przy aplikacji, należy je wypełnić i kliknąć Dodaj. Strona automatycznie się odświeży i kandydat pojawi się na liście.