Bank ten służy do dodawania i zarządzania dokumentami.
Dzieli się na kilka zakładek:
- dodawanie
- przypisywanie
- kategorie
- dokumenty – obowiązkowe
- foldery
Pierwszą z nich jest Dodawanie. W miejscu tym dodajemy i dowolnie przydzielamy wybrane dokumenty.
W pierwszej kolejności nazywamy dokument. Potem z rozwijanych list wybieramy kategorię i ewentualnie podkategorię do której dodamy dokument. Następnie wybieramy folder, w jakim ma się znajdować plik. Te trzy kroki możemy śmiało zignorować, jeżeli jeszcze nie wiemy w jaki sposób chcemy udostępniać dokument. Na koniec klikamy Przeglądaj… żeby wybrać co chcemy dodać i decydujemy czy zapoznanie się z dokumentem jest obowiązkowe dla pracowników. Klikamy Dodaj.
Dodane pliki pojawią się niżej w formie listy. Klikając w ikonę trzech kropek przy odpowiednim z nich, możemy plik dowolnie edytować, albo usunąć.
Kolejna zakładka, Przypisywanie, służy do uwidocznienia dokumentów i folderów dla danych pracowników/działów/stanowisk.
Widok dzieli się na dwie listy. Lista po lewej jest strukturą firmy. Wybieramy z niej do kogo przypisujemy dany dokument lub folder. Po zaznaczeniu odpowiednich pracowników/działów/stanowisk, z listy po prawej wybieramy dokumenty. Dodajemy je klikając ikonę plusika przy odpowiedniej z nich, podobnie w przypadku folderów.
Zakładka Kategorie służy do tworzenia kategorii i podkategorii, do jakich przypiszemy dokumenty. Robimy to klikając Dodaj kategorię/podkategorię. Następnie wpisujemy nazwę, określamy czy jest to kategoria nadrzędna czy podrzędna i wybieramy jej typ. Klikamy Zapisz.
W widoku listy kategorii możemy je dowolnie edytować. W tym celi klikamy w ikonę notatnika. Usuwać natomiast, możemy jedynie kategorie, do których nie są przypisane żadne dokumenty.
Zakładka Dokumenty – obowiązkowe służy do monitorowania statusu zapoznania się pracowników z udostępnionymi im dokumentami. Widoczne są tu kolumny:
- dział
- imię i nazwisko
- wymaga zapoznania
- zapoznano się
- nie zapoznano się
Aby uzyskać więcej szczegółów odnośnie interesującej nas osoby i statusu jej dokumentów, należy kliknąć w symbol lupy znajdujący się po prawej stronie.
Eksport do CSV
W tym miejscu możemy eksportować pliki CSV na dwa sposoby:
- używając przycisku Eksportuj do csv znajdującego się na dole tabeli, uzyskamy zestawienie dokumentów, które wymagają zapoznania się z nimi pracownika z wyszczególnieniem ich nazw
- poprzez ikonę opcji (symbol 3 poziomych kresek) znajdującą się w prawym górnym rogu tabeli – eksport obejmie wszystkie dane widoczne w tabeli
Aby uzyskać więcej szczegółów odnośnie interesującej nas osoby i jej statusu, należy kliknąć w symbol lupy znajdujący się po prawej stronie. To działanie spowoduje wyświetlenie fancyboxa Szczegóły, w którym widoczne są dane na temat nazwy pliku, daty jego dodania oraz tego czy dany dokument został odczytany. Dodatkowe opcje widoczne na górze tabeli to:
- filtrowanie (ułatwiające wyszukiwanie w przypadku większej ilości dokumentów)
- pobranie pliku CSV
- reset (cofniecie ustawień filtrowania)
- otworzenie zawartości w nowym oknie
- kolumny (wybór kolumn, które mają się wyświetlać w tabeli)
Możemy także wysłać z tego miejsca email do osób widocznych na liście np.: wiadomość z przypomnieniem do osób, które nie zapoznały się z przypisanymi im plikami. W tym celu zaznaczamy odpowiednie osoby i klikamy Wyślij email do zaznaczonych. Następnie wpisujemy tytuł, treść maila i klikamy Wyślij.
W Folderach mamy możliwość tworzenia i zarządzania zawartością folderów. Widok podzielony jest na dwie listy. Po lewej stronie znajduje się lista folderów. Możemy tu dodawać kolejne, jak i podfoldery. Aby to zrobić klikamy Dodaj i nadajemy nazwę folderu oraz określamy czy pracownicy będą mogli samodzielnie dodawać do niego pliki. Klikamy Zapisz. Następnie, aby dodać podfolder, przy odpowiednim folderze klikamy na zielony plusik i robimy to, co przy dodawaniu folderu.
Aby dodawać pliki do folderów, przeciągamy je na nie z listy po lewej stronie.