Kafelek Nieobecności pozwala pracownikom w prosty sposób zorientować się, który ze współpracowników jest nieobecny oraz umożliwia podgląd na przeszłe i przyszłe nieobecności. Funkcjonalność kafelka zależna jest od ustawień administratora – może być wyłączona.
W menu Ołówka edycji Kafelka Nieobecności, poza standardowymi opcjami dostępne są:
- Ukryj powód nieobecności – po zaznaczeniu tej opcji system nie będzie wyświetlał innym pracownikom przyczyny nieobecności – natomiast wyświetli sam fakt nieobecności i jej czas trwania.
- Określenie pracowników/działów/grup które mogą widzieć nieobecności wszystkich pracowników – w polach tekstowych możemy określić kto może mieć wgląd w nieobecności wszystkich pracowników firmy (przydatne np. dla działu kadr)
Po kliknięciu w Kafelek zobaczymy okno zawierające trzy zakładki: Nieobecności, Wszyscy pracownicy i Generowanie List Do Podpisu.
Pod główną zakładką Nieobecności widoczny jest kalendarz, w którym za pomocą trzech kolorów oznaczana jest dostępność pracownika.
- Kolor czerwony oznacza, że pracownik jest niedostępny (np. przebywa na urlopie).
- Kolor pomarańczowy sygnalizuje, że pracownik jest zajęty (np. jest w trakcie spotkania)
- Kolor szary oznacza, że pracownik ma niezaakceptowany np. wniosek o urlop.
Po najechaniu kursorem na oznaczony którymś z kolorów dzień, w wierszu odpowiadającym konkretnemu pracownikowi ukaże się powód nieobecności, chyba, że w kafelku została wybrana opcja: Ukryj powód nieobecności – w jej wyniku powód nieobecności danego pracownika ukryty zostanie zarówno w pierwszej jak i drugiej zakładce. Widoczne zostanie jedynie oznaczenie kolorystyczne, bez podpowiedzi przyczyny. Wcześniejsze miesiące można przeglądać za pomocą przycisku Poprzednie dni, z kolei przyszłe miesiące można przejrzeć dzięki przyciskowi Następne dni. Obok tego znajduje się również przycisk, dzięki któremu możemy ściągnąć listę w formie pliku Excel. Natomiast w górnej części widzimy pole Szukaj – wpisujemy w nim imię i nazwisko pracownika którego chcemy odnaleźć. Jeśli chcemy widzieć wszystkie osoby z naszego działu – nie wpisujemy nic.
W drugiej zakładce Wszyscy Pracownicy widzimy podobny widok do pierwszej zakładki. Różnicą tutaj jest, że widzimy wszystkich pracowników i mamy możliwość wyszukania pracowników po ich dziale (administrator nadaje dostęp do tej zakładki).
W kolejnej zakładce Generowanie List Do Podpisu mamy możliwość wygenerowania dokumentu ewidencji czasu pracy z interesującym nas miesiącem w dwóch wariantach: lista początek miesiąca (wiele podpisów) i lista na koniec miesiąca (jeden podpis).