Kafelek Wnioski służy do składania i obserwacji wniosków bezpośrednio związanych z użytkownikiem. Po kliknięciu w niego widzimy tablicę z kolejnymi kafelkami. Każdy kafelek to jedna kategoria. Aby złożyć wniosek należy kliknąć w kafelek z nazwą kategorii, w której się on znajduje. Operacja ta przenosi do znanego już widoku wniosków, z którego można złożyć wybrany wniosek i gdzie widać nazwy wniosków wraz z ich opisami, jeżeli takie zostały uzupełnione. Zdarzyć się może, w zależności od ustawień w firmie, że po wejściu w jedną z kategorii pojawią się kolejne kafelki – to podkategorie pozwalające na precyzyjne umieszczanie wniosków.
Aby wrócić do widoku głównych kategorii wniosków należy wykorzystać do tego specjalną ścieżkę widoczną nad kafelkami lub wnioskami (w zależności od miejsca, w którym się znajdujemy), która pokazuje nam w jakiej kategorii lub podkategorii obecnie się jest, i kliknąć w listę kategorii.
Jednym z najczęstszych wniosków jest wniosek o urlop wypoczynkowy. Wchodząc na kartę składania wniosku – przez pracownika widzi on zestawienie swoich stanów urlopowych. Dzięki temu użytkownik wie ile dni ma do wykorzystania w tym roku, a ile już ich użył. Gdy użytkownik chce złożyć taki wniosek, w pierwszej kolejności zaznacza dni w kalendarzu (podpowiada się podsumowanie ilości dni), następnie poniżej klika Zapisz. To działanie nie zmienia jeszcze stanu urlopowego we wniosku – jest to bowiem tylko zapisany wniosek. Ilość dni naliczy się jednak po wybraniu przycisku Zatwierdź i złóż wniosek. Na podstawie tej czynności wniosek trafi do akceptacji wyznaczonych w ścieżce osób, powiększy nam się również stan dla wartości Wykorzystany i zmniejszy dla Pozostało do wykorzystania. Wnioski, jeszcze niezaakceptowane w podglądzie Szczegółów wyświetlą się jako “poszarzone”. Po zaakceptowaniu wniosku w Szczegółach wniosek będzie wyświetlał się już na jasnym tle, trafi również ponad wnioski niezaakceptowane.
Oprócz kategorii wniosków są widoczne również trzy zakładki:
- nowy wniosek – umożliwia złożenie nowego wniosku z jednego z rodzajów przewidzianych przez administratora
- moje wnioski – wyświetla listę złożonych przez użytkownika wniosków wraz z ich statusem
- wnioski innych – wyświetla listę wniosków, które wymagają bądź wymagały np. akceptacji użytkownika (gdy został ujęty w ścieżce akceptacji danego wniosku)
Ustawienie zastępstwa podczas składania wniosku urlopowego:
Funkcjonalność zastępstw służy wyznaczaniu zastępców, w przypadku nieobecności pracownika. Osoba zastępująca może przejąć od użytkownika (w zależności od ustawień) wybrane obowiązki. Zastępstwa w Systemie HRsys można ustawiać na dwa sposoby. Funkcjonalności te działają niezależnie od siebie.
Ustawienie zastępstwa podczas składania wniosku urlopowego.
We wnioskach urlopowych można wskazać osobę, która będzie nas zastępowała w czasie naszej nieobecności. Dana osoba zostanie poinformowana o tym stosownym monitem, który trafi do kafelka Mailbox.
- możliwe jest również odpowiedzenie na wiadomość dotyczącą zastępstwa – trafi ona do Mailboxa wnioskodawcy, np: z uzasadnieniem, dlaczego we wskazanym terminie nie możemy danej osoby zastąpić
- nie będziemy mogli wybrać na zastępstwo osób, które w wyznaczonym czasie mają już wyznaczony urlop, spotkanie rekrutacyjne, szkolenie, wydarzenie z kalendarza, złożone wnioski urlopowe.
- również w sytuacji gdy my zostaliśmy wyznaczeni na zastępstwo nie będziemy mieli możliwości na złożenie wniosku urlopowego w tym czasie
- nie będziemy mogli złożyć wniosku urlopowego powyżej dni nam przypisanych
- wybór poszczególnych wniosków urlopowych opatrzony jest stosownym komunikatem
Dodatkowo podczas składania wniosku możemy wybrać osobę, która będzie akceptować trafiające do nas, składane w trakcie naszej nieobecności wnioski urlopowe.
Usuwanie / Archiwizacja wniosków urlopowych
Jest możliwość wyboru – czy anulowanie wniosków urlopowych dotyczy wszystkich pracowników czy tylko administratora. Może ona również zadecydować czy akceptacja wniosku o anulację wniosku urlopowego:
- ma zachowywać pełną ścieżkę akceptacji – do przełożonego trafia nowe zadanie z prośbą o anulowanie wniosku urlopowego
- przełożony będzie jedynie informowany o usunięciu wniosku poprzez monit trafiający do jego Mailboxa
W zależności od etapu na jakim jest obecnie wniosek (przed akceptacją/po akceptacji), mają one różny skutek dla składanego wniosku. Poniżej opisana została sytuacja, gdy złożony wniosek o anulację wniosku urlopowego zachowuje pełną ścieżkę akceptacji:
Wnioski PRZED akceptacją
Archiwizacja wniosku urlopowego:
- wniosek znika z listy wniosków osoby go składającej
- wniosek trafia na listę wniosków do głównego archiwum firmy
- zadanie dotyczące akceptacji wniosku u przełożonego zmienia swoją treść na: wniosek został przeniesiony do archiwum
Usunięcie wniosku urlopowego:
- wniosek znika z listy wniosków osoby go składającej
- zadanie dotyczące akceptacji wniosku u przełożonego zmienia swoją treść na: wniosek został anulowany
Wnioski PO akceptacji
Archiwizacja wniosku urlopowego:
- opcja przydatna w wypadku usuwania wniosków urlopowych np. sprzed lat, do których wgląd nie jest już konieczny
- archiwizacja zaakceptowanych wniosków urlopowych powoduje jedynie ich zniknięcie z naszej listy (oraz osoby akceptującej)
- adnotacja dotycząca tego wniosku znajduje się jedynie w firmowym archiwum, bez możliwości przywrócenia lub podejrzenia wniosku
- osoba wyznaczona w ścieżce do akceptacji wniosku nie otrzymuje żadnego monitu
Usunięcie wniosku urlopowego:
- nie można usuwać wniosków z przeszłości, wniosek o usunięcie urlopu można złożyć jedynie na wnioski z przyszłą datą realizacji
- po wyborze opcji usunięcia danego wniosku otrzymamy informację “wniosek o anulowanie wniosku urlopowego został złożony i czeka na akceptację”, a sam wniosek zmienia status na “oczekuje na akceptację” (w zależności od ustawień administratora przy anulowaniu może być wysłany tylko monit)
- wniosek o anulacje wniosku urlopowego trafia do zadania osoby akceptującej nasze wnioski z możliwością zaakceptowania lub odrzucenia go
Wniosek o anulowanie wniosku – zaakceptowany
- po akceptacji danego wniosku, wniosek anulowany otrzymuje status anulowany, dodatkowo na liście pojawi się również zaakceptowany wniosek o anulację
- akceptacja danego wniosku jest równoznaczna ze zwróceniem nam odjętych wcześniej dni urlopowych
Wniosek o anulowanie wniosku – odrzucony
- w przypadku odrzucenia wniosku o anulację wniosku urlopowego informację o tym otrzymamy w Mailboxie
- wcześniejszy wniosek na powrót otrzymuje status “zaakceptowany”
- przy wniosku o anulację wniosku widoczny jest status “odrzucony”
- wchodząc w podgląd odrzuconego wniosku, mamy możliwość złożenia go ponownie wybierając przycisk “powróć do etapu składania wniosku” – skutkować będzie to możliwością edycji wybranego wniosku i jego późniejszym ponownym wysłaniem
- dni urlopowe nie zostają nam zwrócone
Wśród wniosków mogą się znaleźć m.in.:
- wniosek urlopowy
- wniosek o nadgodziny
- wniosek rekrutacyjny
- wniosek o akceptację dokumentu